عالم الأعمال اليوم هو عالم ديناميكي ومتعاون وذلك مع انتشار المكاتب والأفراد جغرافيًا وعبر المناطق الصغيرة حيث يتم تنفيذ الأعمال عادةً في غرف الاجتماعات باستخدام تقنيات مثل مؤتمرات الفيديو والشاشات المشتركة وغيرها.
اليوم ، ما زلنا نجد شركات لا تستخدم مساحات غرف الاجتماعات بكفاءة.
في معظم الأعمال ، آلية استخدام الغرف غير موجودة فيواجه الموظفون مشاكل دائمة مثل أن استخدام تقويم للاجتماعات لا يعرض التداخلات كما أن وجود موظف استقبال مركزي يدير غرف الاجتماعات يصبح كابوسًا لوجستيًا لديه بسبب الاضطرار إلى التوفيق بين طلبات الحجز المتضاربة والكثيرة وغير المنظمة بالاضافة لعدم وجود سياسة واضحة حيث يتم منح بعض الموظفين حق الوصول إلى غرف معينة بينما يتم رفض البعض الآخر دون سبب ومن المشاكل التي قد تحدث أيضا استخدام ضعيف حيث يتم حجز غرفة واحدة متتالية بينما تظل غرفة أخرى فارغة.
نظام الحجز مع أحدث التكنولوجيا بحيث يمكّنك من الإدارة الفعالة والتخطيط لاجتماعات الشركة ، ويجعل عمليات الشركة أكثر بساطة وتنظيما ويساعد على استخدام غرف الشركة بطريقة أفضل.
فوائد نظام الحجوزات للغرف:
التخلص من التعارضات والحجز المزدوج تلقائيًا
يبين الخيارات المتاحة للحجز.
يحسن من آلية استخدام غرف الاجتماعات.
ترتيب خدمات الغرف اوتوماتيكيا
يعزز الإنتاجية.
انشاء خريطة توضح نسبة اشغال الغرف.
تسهيل عملية الحجز.
توضيح خريطة للغرف بالمباني للضيوف.
الحصول على تقارير في حال حدوث خلل بأحدث الغرف.
ربط نظام الحجز مع التقويم والجدول الزمني وغيرها من التطبيقات.
ايضاح ملعومات كل غرفة على حدا.